Zgodnie z art. 5a ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r., poz. 621 ze zm.) Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego podmiotu powierzającego pracę o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.
Powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej dokonuje się za pomocą systemu teleinformatycznego praca.gov.pl.
W przypadku nieprawidłowego działania systemu teleinformatycznego praca.gov.pl które powoduje brak możliwości terminowego powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, powiadomienia dokonuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości
Złożenie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi nie podlega opłacie. Składane powiadomienia nie podlegają weryfikacji, Powiatowy Urząd Pracy prowadzi jedynie ich ewidencję.
Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia ponownie powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w terminie 7 dni od wystąpienia następujących okoliczności:
- zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a cudzoziemcem lub
- zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, lub
- zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określoną w powiadomieniu, lub
- obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną
w powiadomieniu.
Niezależnie od tego w ciągu najbliższych 3 lat będzie obowiązywał przepis przejściowy, który pozwoli wszystkim legalnie przebywającym w Polsce obywatelom Ukrainy na wykonywanie pracy na dotychczasowych zasadach na podstawie powiadomienia. W praktyce oznacza to, że przez najbliższe 3 lata obywatele Ukrainy będą mogli pracować na podstawie powiadomienia tak jak do tej pory, bez wymogu posiadania ochrony czasowej. Celem tego rozwiązania jest danie zarówno pracodawcom jak i pracownikom zatrudnionym na podstawie powiadamiania, czasu na dostosowanie się do nowych regulacji prawnych.
Ponadto pracodawcy, którzy obecnie powierzają pracę cudzoziemcom na podstawie powiadomienia nie muszą nic zmieniać i mogą kontynuować powierzanie pracy na podstawie powiadomienia na starych zasadach, tj. zgodnie z przepisami art. 22 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.
Kto nie dopełnia ww. obowiązku podlega karze grzywny od 1000 zł do 3000 zł. (art. 84 ust. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r., poz. 621 ze zm.)
