REGULAMIN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Powiatowego Urzędu Pracy w Poznaniu
Regulamin opracowano na podstawie następujących przepisów prawnych:
- Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.);
- Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 1483);
- Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r.
zmieniające rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2023r., poz. 1824).
§ 1
- Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
1) ustawie – oznacza to ustawę Prawo zamówień publicznych;
2) zamawiającym – oznacza to Powiatowy Urząd Pracy w Poznaniu;
3) kierowniku jednostki – oznacza Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Poznaniu lub jego zastępcę;
4) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć dział, referat lub samodzielne stanowisko;
5) kierowniku komórki organizacyjnej – oznacza to kierownika działu, referatu lub pracownika samodzielnego stanowiska;
§ 2
- Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o zamówienie w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, przejrzysty i proporcjonalny.
- Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
- Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy.
- Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne.
- Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie prowadzi się pisemnie.
- Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.
§ 3
- Organizacją procesu zamówień publicznych zajmują się:
1) kierownik jednostki;
2) główna księgowa;
3) radca prawny;
4) kierownicy komórek organizacyjnych;
5) komisja przetargowa;
6) biegli, powoływani w przypadku przygotowania postępowania lub oceny ofert, wymagających wiadomości specjalnych. - Komisja przetargowa działa w oparciu o niniejszy regulamin oraz regulamin pracy komisji przetargowej (załącznik A-2).
§ 4
- Do obowiązków głównej księgowej należy:
a) zabezpieczenie kwot określonych we wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne oraz umowie;
b) zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości zawieranych umów;
c) zapewnienie terminowej spłaty zobowiązań;
d) przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących finansowania zobowiązań z właściwych środków;
e) przyjmowanie i zwrot wadium;
f) przyjmowanie i zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
g) pozostałe rozliczenia finansowe wynikające z realizacji zamówienia.
§ 5
- Do obowiązków radcy prawnego należy:
a) akceptowanie umów w sprawie o zamówienie publiczne;
b) obsługa prawna postępowań odwoławczych (odwołań, skarg sądowych);
c) opiniowanie pod względem prawnym zasadności zmian postanowień w zawartych umowach oraz możliwości odstąpienia od zawartej umowy;
d) w przypadkach szczególnych, opiniowanie i akceptacja dokumentów składanych przez wykonawców w postępowaniu o zamówienie publiczne.
§ 6
- Do obowiązków kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej należy w szczególności:
1) sporządzanie rocznego planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie działania komórki organizacyjnej;
2) sprawdzenie merytoryczne opisu przedmiotu zamówienia, ustalenia wartości zamówienia, opisu sposobu dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu;
3) określenie kryteriów oceny ofert;
4) zatwierdzanie SWZ, wszczęcie i prowadzenie postępowań o zamówienie publiczne;
5) udzielanie wyjaśnień związanych z przedmiotem zamówienia;
6) przygotowanie umów w sprawie zamówienia publicznego;
7) na etapie postępowania – uczestnictwo w pracach komisji przetargowej;
8) na etapie realizacji przedmiotu zamówienia:
a) nadzorowanie realizacji przedmiotu zamówienia, a w przypadku robót budowlanych dodatkowo – stała współpraca z inspektorem nadzoru (jeśli zostaje powołany);
b) inicjowanie zmian postanowień umów lub odstąpienie od umowy w okolicznościach wskazanych w ustawie;
c) odbiór przedmiotu zamówienia;
9) w zakresie rękojmi lub gwarancji:
a) egzekwowanie uprawnień zamawiającego wynikających z nienależytego wykonania zamówienia;
b) inicjowanie we właściwym terminie zwrotu całości lub części zabezpieczenia należytego wykonania umowy albo wadium;
10) udział w procedurze odwoławczej;
11) prowadzenie rejestru udzielonych zamówień publicznych w zakresie działania komórki organizacyjnej.
§ 7
Do obowiązków wyznaczonych pracowników komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za prowadzenie postępowania należy w szczególności:
1) opisanie przedmiotu zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy;
2) ustalenie wartości zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy;
3) opisanie sposobu dokonania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielnie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy;
4) sporządzenie raportu z realizacji zamówienia, w przypadkach o których mowa w ustawie.
§ 8
Do obowiązków pracowników wyznaczonych przez Dyrektora należy w szczególności:
1) sporządzanie planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
2) prowadzenie rejestrów zamówień publicznych w poszczególnych komórkach organizacyjnych (wg wzoru A-4);
3) uczestnictwo w pracach komisji przetargowej poprzez pełnienie funkcji sekretarza;
4) prowadzenie dokumentacji postępowania, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
5) publikacja dokumentacji postępowania odpowiednio na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Powiatowego Urzędu Pracy oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych;
6) publikacja w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy,
w terminie 30 dni od wykonania umowy;
7) dokumentowanie publikacji ogłoszeń poprzez ich wydruk i przechowywanie;
8) sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach.
§ 9
- Planowanie zamówień w roku budżetowym na dostawy, usługi i roboty budowlane należy do obowiązków kierowników odpowiednich komórek organizacyjnych.
- Sporządzenia planów postępowań o udzielenie zamówień dokonuje się w oparciu
o identyfikację potrzeb uwzględnionych w planie finansowym. - W planie i jego aktualizacjach zamieszcza się informacje dotyczące:
- przedmiotu zamówienia
- rodzaju zamówienia
- przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia
- orientacyjnej wartości zamówienia
- przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.
§ 10
Udzielanie zamówień publicznych dopuszczalne jest jedynie w granicach wydatków ujętych w planach finansowych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod
i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
§ 11
- Udzielanie zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 170 000 zł odbywa się z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
- Udzielanie zamówień o których mowa w pkt 1 nie może prowadzić do podziału zamówienia na części w celu spowodowania obejścia przepisów ustawy dotyczących obowiązku jej stosowania powyżej kwoty 170 000 zł.
- Realizacją zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę 170 000 zł zajmuje się kierownik komórki organizacyjnej, której postępowanie dotyczy.
- Podstawą wszczęcia postępowania jest prawidłowy i kompletny wniosek o wszczęcie postępowania (załącznik A-3) wraz z wymaganymi załącznikami. Integralną częścią wniosku są projektowane postanowienia umowy, zaakceptowane przez radcę prawnego.
- Przed zatwierdzeniem wniosku przez kierownika jednostki, główny księgowy potwierdza zabezpieczenie środków finansowych, jednocześnie wniosek musi być zaakceptowany pod względem formalnym przez wyznaczonego Zastępcę Dyrektora Urzędu.
§ 12
- Oferty składane są przez wykonawców poprzez Platformę e-Zamówienia.
- Otwarcie ofert odbywa się w siedzibie Urzędu, poprzez użycie mechanizmu do deszyfrowania ofert.
§ 13
- W postępowaniach o wartości powyżej 170 000 zł wybór najkorzystniejszej oferty następuje w oparciu o wyniki prac komisji przetargowej.
- Dokumentacja z postępowania podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki.
§ 14
- Ustanawia się następujące zasady przy konstruowaniu umów o zamówienia publiczne:
1) określona w umowie płatność nie może nastąpić później niż 30 dni od daty otrzymania rachunku/faktury wraz z załącznikami określonymi w umowie; zasada ta nie ma zastosowania do umów zawieranych z jednostkami sektora finansów publicznych oraz umów polegających na dostarczaniu towarów i usług finansowanych w całości lub części ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych;
2) projektowane postanowienia umowy muszą zabezpieczać interesy zamawiającego poprzez zastrzeżenie prawa do kar umownych; - Umowy należy sporządzać:
- w co najmniej trzech egzemplarzach w przypadku umów zawartych w formie papierowej, w tym:
- co najmniej 1 egzemplarzu dla wykonawcy;
- 2 egzemplarzach dla zamawiającego, z których jeden dołączany będzie do dokumentacji postępowania, a drugi przekazywany głównej księgowej lub wyznaczonemu pracownikowi Działu Finansowo-Księgowego;
- w jednym egzemplarzu w przypadku zawarcia umowy w formie elektronicznej;
§ 15
Na umowach oraz rachunkach i fakturach należy zamieszczać informacje o sposobie wyboru wykonawcy.
